Cuppen Logistics

Kritische ambassadeur van TOPS

TOPS is ontwikkeld in samenwerking met internationale transportbedrijven, om een softwareoplossing te bouwen die naadloos aansluit op de eisen en wensen van middelgrote transportbedrijven. Cuppen Logistics was een van de launching customers van TOPS. In dit interview deelt Michiel Sanders, directeur van Cuppen, zijn ervaringen en plannen met de bedrijfssoftware.

Voor welke uitdaging stonden jullie?
“Voorheen hadden we een transport management systeem (TMS) van Nachon. In 2015 ging dat bedrijf failliet en verviel de ondersteuning. Daarom moesten we op zoek naar nieuwe TMS-software. Dat was best lastig. We zijn een middelgroot bedrijf met ruim veertig vrachtwagens en 75 medewerkers en veel van onze dagelijkse financiële en operationele processen vergen maatwerk. Prijsafspraken en de manier van facturatie verschillen per klant, we werken met diverse maten pallets en de routes van onze chauffeurs wijzigen regelmatig. We zochten daarom naar een flexibel TMS-systeem dat makkelijk met deze uitdagingen om kan gaan. Zo kwamen we uit bij Rainbow Solutions. Zij zochten een partner om TOPS mee te ontwikkelen. Dat was voor ons een uitkomst, want zo hadden we inspraak in de functies en opzet van de software.”

Hoe verliep de implementatie?
“Moeizaam, maar dat is ook niet zo gek. Wij waren samen met J.P. Vis & Zn. toch een soort proefkonijnen bij de ontwikkeling van TOPS. In 2016 startte het traject en we wilden in november 2017 live gaan. Helaas liep de implementatie uit tot november 2018. Dat kwam deels omdat wij niet tijdens onze seizoenspiek – van maart tot augustus – wilden overstappen, maar ook omdat de software eind 2017 nog niet klaar was. Zonde, maar uiteraard wilden we liever live gaan als de software er klaar voor was.”

“Bij de implementatie liepen we ook tegen een aantal zaken aan, waar we allebei niet bij stil hadden gestaan”

Wat kon er beter?
“Bij de implementatie liepen we ook tegen een aantal zaken aan, waar we allebei niet bij stil hadden gestaan. Zo bleek de capaciteit van ons netwerk niet toereikend om in de cloud met TOPS te werken. Daardoor hadden we te vaak geen toegang tot TOPS of was de verbinding erg traag. Een andere uitdaging was dat we onze stamgegevens al in 2017 hadden gekopieerd. Pas een jaar later werden die stamgegevens overgezet naar TOPS, waardoor veel data verouderd was. Daardoor moesten we veel stamgegevens achteraf nog invoeren. Dat zorgde voor veel frustratie en weerstand bij onze medewerkers. Daarnaast liep de ontwikkeling van de palletadministratie – een belangrijke functionaliteit voor ons bedrijf – flinke vertraging op. Inmiddels zit er schot in de zaak. De snelheid van TOPS is vooruitgegaan en de stamgegevens zijn bijgewerkt.”

Hoe ervaar je de samenwerking?
“De samenwerking verliep behoorlijk. De mensen van Rainbow Solutions brachten samen met onze systeembeheerder en twee planners de vereisten in kaart. Iedere vier weken werd er een nieuw prototype gepresenteerd, wij gaven onze feedback en daarmee gingen ze weer aan de slag. We zaten dus behoorlijk kort op de bal en ontwikkelden samen de juiste functionaliteiten. Soms duurde het wat lang voordat bepaalde problemen waren verholpen. Dat kwam dan vooral omdat er niet altijd direct een goede oplossing gevonden kon worden.”

“TOPS spreekt mij vooral aan omdat de mogelijkheden van het platform goed passen bij de omvang van ons bedrijf”

Welke resultaten en voordelen zien jullie dankzij TOPS?
“We zijn hard op weg om het papierwerk in onze organisatie te minimaliseren, het invoeren van orders is sterk vereenvoudigd en onze CMR-vrachtbrieven en ritlijsten zijn verbeterd. Onze planners werken slimmer en efficiënter dankzij TOPS. Ze hebben beter inzicht in al onze ritten en kunnen veel makkelijker transporten ruilen en aanpassen. TOPS spreekt mij vooral aan omdat de mogelijkheden van het platform goed passen bij de omvang van ons bedrijf. In een goede omgeving is het een stabiel en betrouwbaar TMS-systeem. En voor toekomstige gebruikers van TOPS hebben wij de kastanjes al uit het vuur gehaald.”

Hoe gaat TOPS jullie in de toekomst helpen?
“We hebben nog een lange weg te gaan, maar ik heb er vertrouwen in dat we het maximale uit TOPS gaan halen. Met de managementtools van TOPS krijgen we de komende tijd meer inzicht in onze kosten. Zo kunnen we zien of trajecten rendabel zijn en waar we kosten kunnen besparen. We willen ook onze operationele zaken steeds slimmer gaan doen. Zo koppelen we onze boordcomputers met TOPS om chauffeurs te voorzien van betrouwbare en actuele informatie. En we willen ons warehousemanagementsysteem (WMS) verbinden met TOPS. Zo hoeven we informatie slechts één keer in te voeren en zijn onze transport- en warehouseplanning goed op elkaar afgestemd.”


Het digitale transportbedrijf

De marges in de transportbranche zijn klein en de concurrentie is hevig. Bovendien worden klanten steeds veeleisender. Ze verwachten dat hun logistieke partner betrouwbaar, stipt en flexibel is en voortdurend inzicht in de goederenstroom geeft. Wij geloven dat je alleen kunt overleven in deze markt als je al je logistieke processen uitermate goed digitaliseert.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Als transportbedrijf heb je dagelijks met veel processen te maken die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.

Hoe kies je de beste software voor jouw transportbedrijf?

Dat lees je in dit eBook! Met een praktisch stappenplan helpen we je om op een gedegen, maar toch pragmatische manier de juiste keuze te maken.

Download het eBook!x