Hoe automatiseer je een transportbedrijf?

Acht voorbeelden om je bedrijfsprocessen te digitaliseren

4 redenen om chauffeurs een Driver app te geven

Ondersteun chauffeurs beter en krijg meer inzicht in je processen

Als transportbedrijf wissel je voortdurend informatie uit met onderaannemers. Bijvoorbeeld zendingsinformatie, ritgegevens, laad- en leveringsbonnen, foto’s van getekende vrachtbrieven en meldingen van afwijkingen en schade. Deze informatie komt vaak via verschillende kanalen bij je backoffice binnen. Via een boordcomputer, WhatsApp of per e-mail. Veelal digitaal dus, maar soms ook nog met papieren documenten. Die informatie heb je nodig om jouw klanten te informeren, grip te houden op je transporten en correct te factureren. Het samenvoegen van die informatie uit verschillende bronnen is tijdrovend en inefficiënt. Bovendien bestaat de kans dat je informatie kwijtraakt of over het hoofd ziet en je klanten te veel of te weinig factureert.

Dat wil je uiteraard voorkomen. Toch is het moeilijk om de (digitale) papierwinkel van chauffeurs op orde te brengen. Het is simpelweg te kostbaar en onhaalbaar om iedere onderaannemer uit te rusten met een boordcomputer, maar je wilt wel dat transporten goed geregistreerd worden. En het liefst wil je dat alle informatie direct naar je transport managementsysteem (TMS) wordt gestuurd. Dat kan met een Driver app. Dit is een module die je kunt koppelen met je TMS en die het mogelijk maakt om gegevens te delen tussen je backoffice en een applicatie die chauffeurs kunnen downloaden op hun smartphone of tablet. Chauffeurs loggen in met hun unieke gebruikersnaam en wachtwoord en kunnen op die app informatie delen en ontvangen. Het is een laagdrempelige manier om onderaannemers dezelfde basisfunctionaliteiten te bieden als een boordcomputer. Met een Driver app kun je onder andere:

Laad- en leveringsbonnen versturen en ontvangen
• Tijdsregistraties en taken starten en stoppen
• Zendingsinformatie registreren
• Calamiteiten en afwijkingen melden
• Afbeeldingen toevoegen van leveringen of schade
• Digitaal af laten tekenen bij het afhalen of leveren van goederen
• Chatberichten versturen en ontvangen

Alle informatie wordt automatisch en in real time naar de systemen van je backoffice gestuurd. De app helpt je om de hoeveelheid papierwerk te drukken, de controle te bewaren over de uitgevoerde ritten en te beschikken over de juiste informatie om klanten op tijd en goed te informeren. Ik zet de 4 grootste voordelen voor je op een rij.

1. Betere samenwerking met onderaannemers
Je eigen chauffeurs beschikken vermoedelijk over een eigen boordcomputer. Dat geldt meestal niet voor je onderaannemers. Ze hebben vaak geen boordcomputers of ze gebruiken hardware die niet geïntegreerd is met jouw backofficesystemen. De communicatie met je planners verloopt veelal via de telefoon of WhatsApp en ze worden op pad gestuurd met papieren formulieren. Dat zorgt voor ruis op de lijn. Je planners vergeten bepaalde informatie door te geven of sturen nog snel wat details door als chauffeurs al onderweg zijn. Daardoor lopen ze elkaar mis en worden bijvoorbeeld niet alle goederen geladen of missen ze papieren die de klant moet aftekenen. Je hebt bovendien weinig inzicht in de voortgang van transporten. Je weet niet precies wanneer goederen worden geladen en gelost en of de levering in orde is. Bovendien duurt het meestal enkele dagen voordat de papieren in goede orde zijn ontvangen. Als er informatie ontbreekt zie je dat meestal pas achteraf. Te laat dus!
chauffeur met mobiel 1 1024x683 1 300x200 - 4 redenen om chauffeurs een Driver app te geven
Met een Driver app is dat verleden tijd. Dankzij de naadloze integratie tussen je backofficesystemen en de applicatie sta je altijd in direct contact met onderaannemers. Je weet exact waar ze zijn en wat de status is van leveringen. Bij eventuele wijzigingen – zoals adresgegevens of het soort vracht – kun je chauffeurs direct op de hoogte brengen.

Omdat alles digitaal wordt afgetekend hoef je bovendien niet meer te wachten totdat charters de papierwinkel afleveren. Je ziet direct of alle papieren goed ingevuld en compleet zijn. Dit zorgt ervoor dat je veel beter communiceert en samenwerkt met je onderaannemers.

2. Minder papierwerk
Vrachtbrieven. Pakbonnen. Schadeformulieren. E-mails. De papierwinkel van één transport is nog te overzien, maar het kost je uren of zelfs dagen om tientallen van dit soort documenten per week te verwerken in je backofficesysteem. Het duurt vaak lang voordat alle documentatie van een transport compleet is en het risico is groot dat je in die papierstapel iets over het hoofd ziet. Met als gevolg dat je leveranciers, klanten, onderaannemers of collega’s moet lastigvallen met vragen over ontbrekende puzzelstukjes van transporten van weken of maanden geleden.

Net als met een boordcomputer zorgt een Driver app ervoor dat je alle documenten en formulieren digitaliseert. Chauffeurs vullen alle formulieren digitaal in en zien precies welke informatie nog ontbreekt. Alle informatie wordt verzameld in je backofficesystemen en er is slechts één versie van ieder document. Daardoor werkt iedereen met dezelfde informatie die direct beschikbaar is en je vermindert de papierstroom. Zo verminder je de administratieve last en houd je de controle over de afhandeling van transporten. Bijkomend voordeel is dat je transportopdrachten sneller administratief afhandelt en kun je het facturatieproces eerder starten.

3. Klanten beter informeren
Als je niet over de juiste informatie beschikt kun je klanten ook niet goed op de hoogte houden. Met papieren documenten en verschillende communicatiemiddelen wordt het lastig om informatie van klanten centraal vast te leggen. Je bent veel tijd kwijt om te zoeken naar de juiste informatie of om de actuele status van orders te achterhalen.

Met een Driver app weet je altijd wat de actuele status van een transport is, want de app is in real time verbonden met je backofficesysteem. Alle informatie die je nodig hebt om klanten goed te informeren staat direct op één plek. In een oogopslag zie je de status van ritten en leveringen. Je kunt klanten op tijd informeren als een order later wordt geleverd of als er afwijkingen zijn. Zelfs als een planner ziek of afwezig is, vind je moeiteloos transportdetails, documenten en afspraken met klanten terug. Daardoor houd je klanten beter op de hoogte en zullen ze ook eerder tevreden zijn over de samenwerking.

4. Beter inzicht in performance
Een Driver app helpt je om informatie beter te registreren. Met een Driver app registreer je bijvoorbeeld veel nauwkeuriger wanneer chauffeurs hun taken afhandelen. Denk bijvoorbeeld aan hoelang chauffeurs onderweg zijn en wanneer ze goederen afleveren. Dit is veel nauwkeuriger dan als chauffeurs dit zelf op papier bijhouden. Deze informatie kan zeer bruikbaar zijn om transporten slimmer aan te pakken. Door data te analyseren kun je onder andere routes optimaliseren of inzicht krijgen in de efficiëntie van een chauffeur.

Daarnaast ga je ook veel meer data verzamelen met de Driver app. Informatie die je normaal gesproken alleen op papier zette, wordt nu digitaal geregistreerd. Denk bijvoorbeeld aan alle afwijkingen bij laden en lossen. Door die data over een langere tijd te verzamelen, kun je op termijn steeds beter patronen herkennen. Zo ontdek je mogelijk bij welke klanten het wel of niet rendabel is om goederen te leveren. Of dat een charter over een periode van twee jaar 25 procent meer schade rijdt dan de gemiddelde chauffeur. Kortom, je krijgt veel beter inzicht in de prestaties van je bedrijf. Zo kun je inzoomen op de pijnpunten in je logistieke proces en kijken waardoor dat komt. Met die kennis kun je vervolgens je logistieke processen efficiënter inrichten.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Waarom twijfel je als transportbedrijf om slimmer en efficiënter te werken? In dit artikel delen we 7 dingen die je morgen moet aanpakken in je transportbedrijf.


De planner van de toekomst

Het maken van de transportplanning wordt steeds meer geautomatiseerd. Is dat erg? Nee, daarmee komt tijd beschikbaar voor slimme verbeteringen.

4 Brexit-stappen die je moet zetten als je goederen van en naar het VK vervoert

Ben jij als logistiek bedrijf klaar voor de Brexit?

Vervoer jij als logistiek dienstverlener goederen van en naar het Verenigd Koninkrijk? Dan krijg je binnenkort te maken met de gevolgen van de Brexit. Niemand weet precies wanneer de nieuwe wet- en regelgeving van kracht wordt, maar je wil er niet door verrast worden! In dit artikel lees je wat erbij komt kijken als je goederen wilt blijven exporteren en importeren en hoe je dat op de juiste manier aanpakt.

Alle goederen die de EU verlaten of binnenkomen moeten onder toezicht van de douane vervoerd worden. Dat geldt dus na de Brexit ook voor het vervoeren van goederen van en naar het Verenigd Koninkrijk. Dit betekent dat je goederen alleen met een douaneaangifte van Nederland naar het VK mag vervoeren. Het gevolg daarvan is dat je als logistiek dienstverlener extra administratieve taken uit moet voeren en dus meer tijd kwijt bent aan transporten. Laten we eens kijken welke stappen je moet doorlopen.

1. Vraag een EORI-nummer aan

Zorg dat je bekend bent bij de douane. Elk bedrijf in de EU dat goederen invoert of uitvoert heeft een uniek identificatienummer nodig. Dit EORI-nummer moet je zelf aanvragen
Ook als je de invoer- en uitvoeraangiften overlaat aan een expediteur, douaneagent of vervoerder. Dit is een eenmalige stap die je moet doorlopen. Als je momenteel al werkt met een Brits EORI-nummer, moet je dit na de Brexit om laten zetten naar een EORI-nummer van de EU.

2. Bepaal wie de douaneaangifte regelt

Het doen van een invoer- of uitvoeraangifte bij de douane kun je zelf uitvoeren of uitbesteden aan een expediteur of een douaneagent. Als je zelf de douaneaangifte doet, dan moet je een aantal zaken hebben geregeld. Je hebt een softwareoplossing nodig voor het indienen van elektronische douaneaangiften. Daarnaast heb je mogelijk een exportcertificaat nodig of moet je eerst een importkeuring aanvragen bij de NVWA. Dat verschilt per bedrijf. Welke certificaten je precies nodig hebt en wat jou te wachten staat, lees je op de website van het Brexit Loket. Let op! Ook als je de aangifte uitbesteedt, moet je nog steeds over een uniek EORI-nummer beschikken.

3. Meld de douanedocumenten voor

Na de Brexit ben je verplicht om de douanedocumenten bij de door jou gekozen rederij voor te melden via het Port Community System. Dit is een systeem van Portbase waarin de overheid, havenbedrijven en het bedrijfsleven op een uniforme manier informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Via dit systeem kun je alle aangiften digitaal doorgeven aan ferryterminals. Je krijgt direct terugkoppeling of je voormelding ontvangen is. Daardoor heb je meestal geen papieren documenten nodig en verkort je het afhandelingsproces voor vervoerders bij de terminal aanzienlijk. Daarnaast kan je de status bijhouden van transporten om op de hoogte te blijven van de voortgang. Het voormelden van transporten kun je zelf doen als importeur of exporteur, maar ook je expediteur, douaneagent of vervoerder mag dit voor jou doen.

4. Koppel Portbase met je TMS-systeem

Portbase geeft je de mogelijkheid om veel stappen bij douaneaangiften en voormeldingen te automatiseren. Toch moet je bij iedere voormelding veel gegevens manueel invoeren die meestal al in je transportmanagementsysteem (TMS) staan. Door beide systemen met elkaar te koppelen, kun je informatie tussen je TMS en Portbase uitwisselen met een paar muisklikken. Zo kun je alle gegevens en documenten bij een voormelding direct vanuit je TMS in Portbase klaarzetten. Je krijgt bovendien direct terugkoppeling in je TMS als alle documenten in goede orde zijn ontvangen. Zo komt de vervoerder niet voor verrassingen te staan bij de ferryterminal. En je hoeft niet in Portbase te kijken om je zending te volgen. Vanaf de aankomst op de terminal tot en met het vertrek naar zee kun je de status volgen. Dat scheelt de vervoerder een hoop extra administratief werk, telefoontjes en wachttijden bij de terminal.

Blijf overzicht houden
De Brexit komt eraan. Dat staat vast. Net als het feit dat je niet ontkomt aan douaneaangifte en voormelding. Maar die overgang hoeft je niet veel meer extra tijd en geld te gaan kosten. Dankzij initiatieven vanuit de overheid, havenbedrijven en het bedrijfsleven kun je veel administratieve zaken digitaal regelen via Portbase. Door je transport managementsysteem te koppelen met Portbase kan je nog meer handmatige handelingen uit het proces halen. Bovendien kun je daardoor vanuit één systeem blijven werken. Zo houd je het overzicht en kun je alle logistieke processen in goede banen leiden met de juiste informatie op het juiste moment.

Wil je meer informatie hoe je jouw transport managementsysteem kunt koppelen met Portbase? Neem contact met ons op!


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Waarom twijfel je als transportbedrijf om slimmer en efficiënter te werken? In dit artikel delen we 7 dingen die je morgen moet aanpakken in je transportbedrijf.


De planner van de toekomst

Het maken van de transportplanning wordt steeds meer geautomatiseerd. Is dat erg? Nee, daarmee komt tijd beschikbaar voor slimme verbeteringen.

Cuppen Coldstore

Meer grip op het warehouse door automatisering

TOPS ontwikkelde in samenwerking met Cuppen Logistics/ Cuppen Coldstore een warehouse management (WMS)-functionaliteit. Deze oplossing integreert volledig met het transport managementsysteem (TMS) van TOPS en helpt middelgrote transportbedrijven om hun warehousing sneller, eenvoudiger en beter te beheren. Michiel Sanders, directeur van Cuppen Logistics/ Coldstore, vertelt in dit interview hoe zijn bedrijf meer grip heeft op het warehouse door slim te automatiseren

Wat was jullie uitdaging?
“Van oorsprong is Cuppen Logistics een transportbedrijf. Sinds 2012 bieden wij onze klanten onder de naam Cuppen Coldstore echter ook de mogelijkheid om producten bij ons geconditioneerd op voorraad te houden. We doen veel gekoelde opslag voor plantenkwekers en agrarische bedrijven. Verdeeld over drie locaties hebben we pakweg zestig koelcellen staan. De vraag van onze klanten naar warehousing groeit en daarom hebben we de laatste jaren behoorlijk wat koelinstallaties bijgebouwd. Daardoor hadden we echter steeds meer moeite om alle voorraden bij te houden. Het was lastig om pallets en kisten te traceren, omdat we zo veel koelcellen hebben en ook nog op diverse locaties. Bovendien hadden we moeite met de facturering, omdat het vaak lastig was om te achterhalen hoe lang en waar we bepaalde goederen hadden opgeslagen. We hielden de volledige administratie van ons warehouse bij in Excel. Daardoor vergaten we soms om gegevens in te voeren of werd informatie verkeerd ingevoerd. Dat zorgde voor frustraties, discussies en onvrede bij klanten. Daarom werd het tijd om ons warehouse te automatiseren.”

“Met de WMS-functionaliteit van TOPS maken we een transportopdracht aan en met één klik maken we direct ook een order aan voor het warehouse.”

Hoe hebben jullie dat opgelost?
“We wilden ons warehouse zo goed mogelijk integreren met onze transporttak. Daarom zijn we in gesprek gegaan met TOPS, leverancier van ons transport managementsysteem (TMS), om hun softwareoplossing uit te breiden met functionaliteit voor warehouse management (WMS). Daar werd positief op gereageerd. Vervolgens zijn we samen aan de slag gegaan om de WMS-functionaliteit te ontwikkelen. In mei 2020 zijn we begonnen met het project en in september 2020 startte de eerste proef. Inmiddels zijn we voor 90 procent operationeel.”

Wat zien jullie nu voor resultaten?
“We hoeven gegevens niet meer dubbel in te voeren. Voorheen moesten we transportgegevens in ons TMS-systeem invoeren en dan de uitslag van het warehouse in Excel overtikken. Nu maken we een transportopdracht aan en met één klik maken we direct ook een inslagorder aan. En als we een uitslagorder creëren, kunnen we ook direct weer een transportopdracht maken. Dus als een klant wil dat we pallets laden in Breda en vervolgens lossen en opslaan in een van onze koelcellen Horst, doen we dat in een handomdraai. Het enige wat we hoeven te doen, is aangeven welke vracht opgeslagen of getransporteerd moet worden.”

“We weten straks zeker dat wat er op de factuur staat, ook klopt met wat de klant bij ons in voorraad heeft”

Beter zicht op voorraden

“Daarnaast kunnen we alle goederen tot op colli-niveau in realtime volgen. Zo hebben we altijd inzicht in de voorraden in ons warehouse. We kunnen klanten veel nauwkeuriger informeren over hun voorraad en waar die staat. En bij de facturatie weten we ook zeker dat wat er op de factuur staat, ook klopt met wat de klant bij ons in voorraad heeft. Bovendien zijn alle goederen ook achteraf beter te traceren. Als onze klant bijvoorbeeld een klacht heeft over de kwaliteit van zijn goederen, kunnen we achterhalen hoe dat komt. Maar we weten ook precies wanneer goederen binnen zijn gekomen. Zo kunnen we zien of een leverancier misschien te vroeg heeft geoogst en de kwaliteit daardoor mogelijk minder is. Dat maakt een gesprek met een klant een stuk eenvoudiger.”

Precies weten waar producten staan

“We zijn ook veel minder tijd kwijt om bepaalde goederen te vinden. Vroeger moesten we op een plattegrond zoeken waar bepaalde voorraden stonden. Nu zien we in het WMS-systeem direct op welke locatie een product staat, in welke rij en op welke pallet. Bijkomend voordeel is dat we minder fouten maken met orderpicken. Alle producten worden voorzien van labels als we ze opslaan. Die labels scannen we ook bij het orderpicken. De scanner is gekoppeld met het WMS-systeem en geeft aan wanneer iemand de verkeerde pallet pakt. Daardoor krijgen klanten altijd de juiste goederen en kunnen we pallets ook niet meer kwijtraken.”

“We hebben goed met elkaar afgestemd wanneer bepaalde functies opgeleverd zouden worden en TOPS kwam die afspraken na”

Hoe ervaar je de samenwerking?
“De communicatie bij de implementatie van de WMS-functionaliteit verliep goed. Daarin liet TOPS zien dat ze geleerd hebben van het vorige project met het TMS-systeem. Toen was ik best kritisch, maar nu verliep het vrij soepel. Natuurlijk liepen we wat vertraging op, maar dat kwam vooral omdat we een aantal functies hebben toegevoegd die niet gepland waren. Maar die voegen nu wel veel waarde toe voor ons. We hebben goed met elkaar afgestemd wanneer bepaalde functies opgeleverd zouden worden en TOPS kwam die afspraken na.”

Wat kon er in jouw ogen beter?
“Ik denk dat we bij het traject de impact op onze mensen hebben onderschat. Je kunt in theorie van alles bedenken, maar de praktijk is vaak weerbarstig. Op het moment dat je live gaat en collega’s laat werken met de software, komen er toch altijd nog nieuwe dingen aan het licht die opgelost moeten worden. Daar mag TOPS in mijn ogen nog meer rekening mee houden.”

Hoe zie je de toekomst?
“Ik denk dat we samen binnen een jaar een mooi WMS-pakket hebben ontwikkeld voor middelgrote transportbedrijven. We moeten nu de laatste puntjes op de i zetten. We zijn bijvoorbeeld nog bezig om direct vanuit WMS te kunnen factureren. Maar ik heb er vertrouwen in dat we dat snel kunnen doen.


Het digitale transportbedrijf

De marges in de transportbranche zijn klein en de concurrentie is hevig. Bovendien worden klanten steeds veeleisender. Ze verwachten dat hun logistieke partner betrouwbaar, stipt en flexibel is en voortdurend inzicht in de goederenstroom geeft. Wij geloven dat je alleen kunt overleven in deze markt als je al je logistieke processen uitermate goed digitaliseert.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Als transportbedrijf heb je dagelijks met veel processen te maken die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.

De route naar een nieuw softwarepakket

Hoe kies je de beste software voor jouw transportbedrijf?


Het digitaal transportbedrijf

Lorem ipsum dolor sit amet, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim quis nostrud exercitation ullamco laboris consequat.


Het digitaal transportbedrijf

Lorem ipsum dolor sit amet, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim quis nostrud exercitation ullamco laboris consequat.

Het digitaal transportbedrijf

Relevant blijven in een concurrerende markt

Geen bedrijfstak ontkomt aan de veranderingen die ICT-ontwikkelingen teweegbrengen. Ook de transportbranche niet. Op eigen initiatief of onder druk van klanten. Alleen door ICT serieus te omarmen en bedrijfsprocessen slim te digitaliseren, kunnen transportbedrijven relevant blijven.

Misschien denk je als transportondernemer dat je het nog redt met papier, spreadsheets, traditionele systemen en hard werken, maar die situatie is niet lang meer houdbaar. Je planning wordt steeds complexer, klanten vragen om steeds meer inzicht, en snel en foutloos werken wordt steeds meer een voorwaarde voor succes.

Moderne technologie biedt een scala aan mogelijkheden om een transportbedrijf sneller, efficiënter en vooral slimmer te laten werken. Denk aan cloud-oplossingen, planrobots en automatische uitwisseling van gegevens met klanten en leveranciers. De vraag is niet meer of je die technologie moet inzetten, maar hoe snel je dat voor elkaar krijgt.

Graag geven we je hier een aantal voorbeelden hoe moderne TMS oplossingen je kunnen helpen om je volledige proces, van order tot factuur, te automatiseren en digitaliseren. Zodat je een echt transparant, klantgericht, digitaal transportbedrijf creëert. Klaar voor de toekomst!

“Gegevens, regels en afspraken vastgelegd op één centrale plek”

Eén van de grootste voordelen van automatiseren? Dat kennis niet meer in de hoofden van bepaalde mensen zit, maar digitaal beschikbaar is voor iedereen. Kennis over klanten, losadressen, lostijden, chauffeurs, regelgeving, tarieven, prijsafspraken en nog veel meer. Als iedereen en elk proces die informatie eenvoudig kan gebruiken om slimmer te werken, levert dat enorm veel tijdwinst op.

Als kennis is geborgd in een (geïntegreerd) softwaresysteem, zorgt dat er bovendien voor dat heel veel handmatige processen geautomatiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld het automatisch controleren en aanvullen van (digitaal) binnenkomende orders.

En wat zou het betekenen voor je planningsproces als alle beschikbare regels en afspraken beschikbaar zijn voor een digitaal planbord? Goede planningsoftware kan op basis van vastgelegde informatie – regelgeving, milieuwetten, losadressen, openingstijden, klantafspraken, voertuigen, chauffeurs – planningen automatisch doorrekenen en signaleren over afwijkingen en knelpunten.

Heb je alle gegevens op één plek, dan wordt het natuurlijk ook veel makkelijker om informatie te delen met klanten, chauffeurs en boordcomputers. Ritlijsten, vrachtbrieven, rapportages of bestanden voor klanten? Allemaal met een druk op de knop te genereren. Hoeveel tijd gaat dat niet schelen?

Waar ICT je verder mee gaat helpen? Om sneller te werken en veel minder fouten te maken. Dat scheelt niet alleen veel tijd en geld, je klanten worden er vooral veel blijer van. Als je geautomatiseerd kunt plannen en beter kunt inspelen op veranderingen in de planning, ben je gewoon vaker op tijd op de goede plek met de juiste goederen. En als informatie over de planning steeds transparant beschikbaar is, kun je klanten precies vertellen wanneer je denkt te gaan lossen. Sterker nog: die informatie kunnen ze gewoon zelf raadplegen, waar en wanneer ze maar willen.

“Snel, volledig en betrouwbaar factureren”

Goede software helpt je bovendien om alle taken die bij een order horen (emballage, vrachtbrief etc.) af te vinken, facturen met alle bijlagen automatisch te genereren op basis van de prijsafspraken, en die door te zetten naar klanten en de boekhouding. De kans op fouten in een factuur zijn daardoor minimaal. Hoeveel tijd kost je dat nu met Excel of op papier?

En dan raken we nu nog alleen maar aan de ‘basisprocessen’ van een transportbedrijf. In complexere situaties is de waarde van slimme automatisering nog veel groter. Denk aan slim gebruik van regio-indelingen met geofencing of het slim plannen van LZV-combinaties die door meerdere landen met verschillende regelgeving rijden. Of het werken met diverse depots en samenwerkende partnerbedrijven.

Geïntegreerde software helpt je bovendien om, op basis van kosten- en omzetallocaties, analyses te doen van het rendement per regio, klant of wagen. Zodat je continu kunt bijsturen om je marge te vergroten.

Het mag duidelijk zijn, ICT is niet meer weg te denken in een modern transportbedrijf. Onder druk van eisen en wensen van klanten zal het slim gebruik van technologie op de lange termijn dé factor zijn die bepaalt wie wel of niet overleeft in deze concurrerende markt.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Waarom twijfel je als transportbedrijf om slimmer en efficiënter te werken? In dit artikel delen we 7 dingen die je morgen moet aanpakken in je transportbedrijf.


5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken

Hoeveel tijd zou het je schelen als je meer grip had op de complexiteit van de transportplanning? In dit artikel geven we je 5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken.

De planner van de toekomst

Hoe automatisering zorgt voor leuker werk

Niemand kan in de toekomst kijken, maar de kans dat het werk van de transportplanner er over vijf jaar nog net zo uitziet als nu is klein. Het overnemen van werk door software (en robots) gaat aan de transportbranche niet voorbij. Is dat erg? Nee, want daarmee krijgt de planner juist tijd beschikbaar om slimme verbeteringen door te voeren.

Voor veel transportbedrijven is software om goed te plannen geen leuk extraatje, maar een voorwaarde om door te kunnen groeien, risico’s uit te bannen en beter tegemoet te komen aan de toenemende eisen van klanten. Tijdige en betrouwbare informatie over de transportplanning is misschien de belangrijkste factor voor continuïteit op de lange termijn.

Wie kent niet de situatie waarin een transportplanner ziek is en niemand precies weet wat de status van een order is? Of het geval dat een chauffeur vertraging oploopt en de klant niet geïnformeerd is? Of de chauffeur die bij een losadres staat waar zijn combinatie niet bij kan of die het juiste materieel niet bij zich heeft? Fouten maken is menselijk, maar gelukkig maken computers ze een stuk minder.

Software wordt steeds slimmer en hoewel transportplanning een complex vak is, kan ook hier een groot gedeelte van de repeterende taken goed geautomatiseerd worden. We leggen graag uit waarom dat het werk van de planner alleen maar leuker maakt.

“Verdwijnt het werk van de planner dan langzamerhand? Nee! Zeker niet!”

Wat is de belangrijkste basis voor een goede transportplanning? Kennis over alle aspecten van het bedrijf en de transportmarkt. Een planner kan niet zonder informatie over klanten, tarieven, materieel, chauffeurs, losadressen, wet- en regelgeving en prijsafspraken. Maar waar ligt die informatie vaak opgeslagen? In het beste geval in Excel of in diverse losse systemen. In het slechtste geval in het hoofd van de planner. In beide situaties geen houdbare situatie voor de lange termijn.

Goede TMS-software is in staat alle bedrijfsinformatie vast te leggen en automatisch toe te passen bij het inplannen van orders. Een grafisch planbord geeft snel overzicht over de transportplanning en welke orders nog niet gepland zijn. Uitzonderingen en knelpunten kunnen automatisch gesignaleerd worden.

Nog belangrijker, op die manier zijn minder ervaren medewerkers ook in staat om (een gedeelte van) de transportplanning te doen. Planning van orders hoeft ook niet meer volgordelijk te worden uitgevoerd, maar planners kunnen bijvoorbeeld verschillende onderdelen van een opdracht tegelijkertijd plannen. Inplannen van orders gaat veel sneller, maar ook met minder fouten. Dat betekent tijdswinst en minder stress voor medewerkers en bovendien een tevredener klant.

Als er op die manier steeds meer geautomatiseerd wordt, verdwijnt het werk van de planner dan langzamerhand? Nee! Waar een planner nu vaak 80% van de tijd bezig is met administratieve handelingen en 20% met daadwerkelijk plannen, zal dat verschuiven. Repeterende werkzaamheden verdwijnen en de focus komt naast het plannen op analyse en procesverbetering te liggen.

“De planner als aanjager van het optimaliseren van de marge”

Als software gaat helpen om sneller, in minder tijd en op meer momenten te plannen en geautomatiseerd te factureren, wat wordt dan de rol van de planner in de toekomst? Misschien is die rol het best te vergelijken met die van een business controller. De transportplanner is geen financieel expert, maar hij weet wel als geen ander welke zaken invloed hebben op de financiële resultaten van de onderneming. Hij kent immers het verhaal achter de cijfers.

Waarom halen we bij de ene klant een hogere marge dan bij de andere? Waarom levert de ene regio meer op dan de andere? Hoe kunnen we de beladingsgraad optimaliseren? Kunnen we door slimmer te rijden de kosten per kilometer verlagen? Rijden we op deze route wel of niet met LZV’s? De antwoorden op deze vragen geven direct mogelijkheden om de resultaten te verbeteren.

Een bijkomend voordeel van geïntegreerde software die het hele proces van order tot factuur ondersteunt, is dat alle gegevens op één plek beschikbaar zijn voor analyse. Dat biedt de ruimte om allerlei gedetailleerde omzet- en kostenallocaties uit te voeren – per land, regio, klant, opdracht, rit, voertuig of chauffeur – en op zoek te gaan naar achterliggende mogelijkheden voor verbetering.

De planner wordt daarmee veel meer een interne adviseur. Moeten we iets met de verkoopprijzen doen? Kunnen we afspraken met klanten maken om op andere momenten aan te leveren? Welke wederprestatie kunnen we deze klant vragen voor de korting die we geven? De transportplanner als aanjager van het optimaliseren van de marge. Marge die op de lange termijn het verschil kan maken tussen winnen en verliezen!


Het digitaal transportbedrijf

De marges in de transportbranche zijn klein en de concurrentie is hevig. Bovendien worden klanten steeds veeleisender. Ze verwachten dat hun logistieke partner betrouwbaar, stipt en flexibel is en voortdurend inzicht in de goederenstroom geeft. Wij geloven dat je alleen kunt overleven in deze markt als je al je logistieke processen uitermate goed digitaliseert.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Als transportbedrijf heb je dagelijks met veel processen te maken die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.

Zien is geloven

Volg vrijblijvend een demonstratie

of vraag de brochure aan

5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken

Houd altijd overzicht over je transportplanningen

Transportplanning is een complex vak. Planners moeten rekening houden met veel factoren, zoals klantwensen, prijsafspraken, beschikbaar materieel, restricties op bepaalde adressen en wet- en regelgeving. Vaak is de kennis daarover niet centraal vastgelegd of zit deze zelfs alleen in het hoofd van je planners. Met hun kennis en ervaring zijn zij in staat om orde te scheppen in deze grote hoeveelheid informatie.

Deze manier van werken maakt het echter lastig om in piekperiodes werk over te dragen aan collega-planners of om minder ervaren medewerkers op te leiden. Bij afwezigheid van planners kost het vaak veel tijd om alle benodigde informatie boven tafel te krijgen. En als die informatie wel beschikbaar is, ontbreekt het je vaak aan kennis van processen, regels en de samenhang van informatie om te kunnen plannen. Bovendien moeten planners steeds meer zaken sneller aan elkaar knopen. Het maken van de dagelijkse planning op een whiteboard of op papier wordt eigenlijk te ingewikkeld. Daardoor loop je het risico dat planners bepaalde informatie over het hoofd zien en fouten maken. Met als gevolg dat chauffeurs bijvoorbeeld op het verkeerde adres staan of niet de juiste goederen leveren aan klanten.

Betrouwbare informatie en een goede en betrouwbare planning zijn cruciaal voor je bedrijfscontinuïteit. Het helpt je te groeien, risico’s in te schatten en klanten beter te bedienen. Als je planner ziek is, wil je dat een collega het werk net zo snel en nauwkeurig kan uitvoeren. En iedereen in het bedrijf moet de status van orders in kunnen zien. Heeft een chauffeur oponthoud, dan wil je klanten daar op tijd van op de hoogte brengen.

Een grafisch planbord helpt je medewerkers om grip te krijgen op de complexiteit van transportplanning. Het helpt je om je planning en de informatie waarmee je werkt te verbeteren. Je legt informatie op één plek vast en past die automatisch toe bij het inplannen van orders. Met een grafisch planbord krijgt de planner automatisch alle ritinformatie waardoor eindeloos overtypen en doorbellen tot het verleden behoort. Zo houden je planners altijd overzicht over planningen en zien ze welke orders nog niet zijn gepland. In dit artikel laten we je vijf voordelen van een grafisch planbord zien.

1. Virtueel en gebruiksvriendelijk
De transportplanning van je bedrijf is een proces dat veel flexibiliteit vraagt. Orders, adressen of transporten kunnen op het laatste moment veranderen. Daar moet je als planner voortdurend op in kunnen spelen. Met een grafisch planbord beschik je over een virtuele weergave van alle informatie die je nodig hebt. Je bepaalt zelf welke informatie je wilt zien en op welke manier. Met drag-en-drop sleep je informatie moeiteloos over een planbord of op een geografische kaart. Je ziet in één oogopslag ritten, stops, vrachten en andere informatie. Je kunt zelf filteren op specifieke orders of andere details om de optimale weergave te bepalen. Met een klik zoom je in op details of toon je meerdere weergaven naast elkaar. En als de hoeveelheid werk groeit, laat het grafisch planbord je de juiste informatie op het juiste moment zien.

Vraagt een klant je om diezelfde dag nog een extra levering te doen in Utrecht? Dat is voor een planner met 20 vrachtwagens misschien nog te doen, maar dat wordt met 80 wagens een stuk lastiger. Met een grafisch planbord zie je direct welke vrachtwagens in de buurt zijn, welke orders zij nog moeten afwerken en hoeveel tijd zij nodig hebben om een extra lading af te leveren. Daarnaast kun je met een grafisch planbord dagen, weken of zelfs maanden vooruitplannen. Zo ben je in staat om op tijd te anticiperen op drukke periodes of vakanties.

“Als de hoeveelheid werk groeit, laat het grafisch planbord je de juiste informatie op het juiste moment zien.”

2. Kennis altijd tot je beschikking
Veel kennis zit in het hoofd van een planner, maar met een grafisch planbord is die kennis voor iedereen beschikbaar. Bijvoorbeeld als je moet weten hoe lang het duurt om van punt A naar punt B te komen. Een ervaren planner weet dat waarschijnlijk uit zijn hoofd, maar voor een onervaren medewerker is dat lastiger. Met een grafisch planbord reken je snel de reistijd uit, maar daar houdt het niet op. Net als een ervaren planner houdt het planbord automatisch rekening met onder andere het profiel van een voertuig (gemiddeld snelheid, gewicht) en de hoeveelheid goederen (moet een chauffeur alleen een pallet lossen of de hele trailer). Allemaal factoren die invloed hebben op de laad-, los- en reistijd. Bovendien signaleert een grafisch planbord het automatisch als je niet voldoet aan bepaalde voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan een laadklep of een ADR-uitrusting die je nodig hebt om bij sommige klanten te kunnen laden. Doordat je al deze kennis en informatie altijd tot je beschikking hebt, wordt plannen veel eenvoudiger.

Maar ook complexere taken worden eenvoudiger. Bijvoorbeeld als je wilt plannen vanuit verschillende perspectieven. Denk aan trailers, voertuigen of chauffeurs. Met een grafisch planbord zie je precies welke chauffeurs met welk voertuigen en trailers rijden. Kom je trailers tekort dan toont het planbord direct waar trailers zich bevinden en hoe lang ze beschikbaar zijn. Het planbord rekent bij iedere wijziging automatisch de rit door, waardoor de consequenties direct zichtbaar zijn. Je hoeft dit als planner niet allemaal zelf uit te zoeken.

3. Zicht op incidentele opdrachten
Incidenteel werk je met charters of derden om piekbelasting op te vangen of opdrachten uit te voeren buiten je eigen specialisme. Bijvoorbeeld als je alleen in de Benelux rijdt en een klant vraagt om iets in Duitsland af te leveren. Het totale proces van aanvraag tot uitvoering kun je volledig uitvoeren en bijhouden in een grafisch planbord. Zo maak je in een paar klikken een uitbesteding aan waarmee je de leverancier met een druk op de knop een duidelijke opdracht geeft met alle benodigde informatie.

4. Naadloze integratie
Bij veel bedrijven zijn de orderregistratie, planning, facturatie en andere processen niet met elkaar geïntegreerd. Daardoor moet je veel informatie talloze keren invoeren en verwerken in diverse systemen en spreadsheets. Dit kost niet alleen veel tijd, maar je loopt ook het risico dat informatie verkeerd wordt ingevoerd of zelfs ontbreekt. Het grafische planbord koppel je met alle systemen in je organisatie en dat maakt het proces eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig. Planners zien het direct als nieuwe orders binnenkomen en plannen die direct in. Vergeten van een order komt niet meer voor. Zodra de order afgeleverd is bij de klant en alle benodigde documentatie binnen is, geeft het grafische planbord een seintje dat je kunt factureren. Zo vergeet je nooit meer om een order te verwerken en te factureren. Bijkomend voordeel is dat je in het digitaal planbord alle informatie bij de hand hebt om klanten tijdig en juist te informeren, zonder dat je informatie uit verschillende systemen en spreadsheets moet halen.

“Op het grafisch planbord zie je direct waar chauffeurs zijn, welke orders zijn afgerond en of alle papieren in orde zijn.”

5. Betere communicatie met chauffeurs
Het grafisch planbord kan ook geïntegreerd worden met boordcomputers of een app voor chauffeurs. Je deelt met een druk op de knop alle informatie die een chauffeur nodig heeft. Je hoeft ze dus niet op pad te sturen met een hele papierwinkel en voorziet ze altijd van de juiste en actuele informatie. Zonder ze tijdens het rijden te storen! Bovendien kunnen chauffeurs je planners ook voorzien van alle informatie die ze nodig hebben. Via hun boordcomputer of mobiele applicatie delen ze hun locatie, tijd van aankomst, ondertekende documenten en andere informatie. Door de koppeling zie je direct op het grafisch planbord waar chauffeurs zijn, welke orders zijn afgerond en of alle papieren in orde zijn.

Heeft een chauffeur geen app of boordcomputer om mee te integreren? Dan druk je in een paar tellen een gedetailleerd rapport af met daarin alle benodigde informatie. Je bent zelf flexibel om te bepalen welke informatie je wel of niet wilt delen.

Van planner naar interne adviseur
Een grafisch planbord maakt het mogelijk uitzonderingen en knelpunten veel sneller en eenvoudiger te signaleren. Zo stel je zelfs minder ervaren medewerkers in staat om (een deel van) de planning te doen. Het resultaat is dat je sneller kunt plannen en minder fouten maakt. En daarmee boek je tijdwinst, neem je veel stress weg bij planners en houd je klanten tevreden.

Wordt de planner daarmee overbodig? Nee! Je planner kan belangrijke vragen beter beantwoorden en zo de resultaten van je bedrijf verbeteren. Waarom leveren sommige klanten minder marge op? Hoe optimaliseren we de beladingsgraad? Hoe kunnen we duurzamer rijden om onze kosten per kilometer te verlagen? Met alle informatie in één grafisch planbord, kan je planner gedetailleerde analyses maken. Denk aan omzet- en kostenallocaties per land, regio, klant, opdracht, rit, voertuig of chauffeur. Op basis daarvan kan hij je adviseren hoe je efficiënter, sneller en eenvoudiger kunt opereren om de concurrentie een stap voor te blijven.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Waarom twijfel je als transportbedrijf om slimmer en efficiënter te werken? In dit artikel delen we 7 dingen die je morgen moet aanpakken in je transportbedrijf.


De planner van de toekomst

Het maken van de transportplanning wordt steeds meer geautomatiseerd. Is dat erg? Nee, daarmee komt tijd beschikbaar voor slimme verbeteringen.

Zien is geloven

Volg vrijblijvend een demonstratie

of vraag de brochure aan

7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Behaal snel winst en leg de basis voor optimalisatie

Als transportbedrijf ben je dagelijks veel tijd kwijt om vragen van klanten te beantwoorden en grip te houden op je orders, vrachtbrieven, emballages en facturen. Allemaal processen die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.

Als middelgroot transportbedrijf wordt het steeds lastiger om aan de eisen van je klanten te voldoen. Ze verwachten betrouwbare service, flexibiliteit en stiptheid. Met pen & papier, spreadsheets en verouderde systemen ga je die ontwikkelingen niet lang meer bijbenen. Je weet dat je op termijn de processen in je transportbedrijf moet automatiseren. Maar waar moet je beginnen? Pak eerst de dingen aan waar je snel winst kunt behalen. De processen die cruciaal zijn voor je bedrijf en ogenschijnlijk simpel lijken, maar stiekem toch veel handmatig werk vergen. Ik zet voor je op een rij welke processen dat zijn, hoe je ze eenvoudig automatiseert en wat voor winst je ermee behaalt.

1. Laat klanten zelf orders aanmaken
Klanten verwachten dat je orders zo snel mogelijk levert. Dat blijkt in praktijk vaak lastig. Het verwerken van orders vergt veel tijd en is een foutgevoelig proces.

Je werkt misschien nog in spreadsheets om handmatig orders in te voeren. Daar gaat nog wel eens iets mis. Je voert adresgegevens verkeerd in of je ziet net over het hoofd dat een klant de levering voor 10 uur wil ontvangen. Dat zorgt niet alleen voor extra kosten, maar je krijgt ook ontevreden klanten. Bovendien leg je veel informatie over klanten niet centraal vast. Details en afspraken bevinden zich vaak in de inbox of het hoofd van je collega’s. Als personen ziek of afwezig zijn, kost het je veel moeite om de juiste informatie boven tafel te krijgen.

Dat kan slimmer! Laat je klanten bijvoorbeeld zelf orders plaatsen en de voortgang van hun order monitoren met een portal. Werk je met klanten die liever vanuit hun eigen systeem orders plaatsen? Koppel dan het systeem van klanten met je orderverwerking. Een derde optie is om een e-mailtemplate met vaste velden aan te bieden, waarmee je klanten eenvoudig orders kunnen plaatsen per e-mail. In alle gevallen leveren je klanten zelf adresgegevens, tijden en instructies aan. Stel dat je dagelijks 75 orders verwerkt. Je automatiseert 80 procent van dit proces en bespaart per order 3 minuten. Dan levert die automatisering je iedere dag een tijdwinst op van 180 minuten, oftewel 3 uur.

“Door de papierwinkel te digitaliseren kun je het proces van order tot factuur versnellen”

2. Weg met papieren vrachtbrieven
Vrachtbrieven laat je mogelijk nog op papier ondertekenen en daarna worden ze ingescand of mee teruggenomen door je chauffeurs. Op kantoor moet je de vrachtbrieven vervolgens aan de juiste orders koppelen om te kunnen factureren. Dat is een traag proces met veel handmatige handelingen. Zeker als je maandelijks tientallen orders, vrachtbrieven en facturen moet verwerken. Door deze papierwinkel te digitaliseren kun je het proces van order tot factuur versnellen en verbeteren. Met de juiste ordergegevens – zie tip 1 – kun je automatisch een digitale vrachtbrief genereren. Je chauffeurs kunnen het document af laten tekenen op een smartphone of tablet. Zodra de klant de vrachtbrief goedkeurt, genereer je automatisch een factuur. Zet je klant liever zijn handtekening met een pen? Dan geef je jouw chauffeur een papieren vrachtbrief mee met een barcode. Na ondertekening maakt de chauffeur een foto, stuurt die naar je door en hoef je alleen de barcode te scannen. Direct wordt de vrachtbrief aan de juiste order gekoppeld en klaargezet voor facturatie. Zo haal je veel handmatige stappen uit een vrij eenvoudig proces.

3. Feilloze facturatie
Hoe lang duurt het in jouw organisatie voordat een order gefactureerd is? Je wilt een factuur natuurlijk direct de deur uit doen als je een order geleverd hebt. In de praktijk kost het echter veel tijd om de juiste orders, vrachtbrieven en facturen bij elkaar te zoeken. Daardoor vergeet je wel eens te factureren of zijn facturen onvolledig. Met als gevolg dat je klanten ontevreden opbellen om te vragen waar hun factuur blijft of te melden dat de tarieven op de factuur niet kloppen. Bovendien kom je er zelf maanden later achter dat je boekhouding niet klopt. Vervolgens moet je alle orders van het afgelopen jaar doorspitten om erachter te komen waar het tekort is ontstaan.

Een inefficiënt facturatieproces is snel te verbeteren. Dat begint bij je orderverwerking. Zoals eerder uitgelegd kun je een factuur automatisch genereren als je digitale ordergegevens op orde zijn en je daar je vrachtbrieven aan koppelt. Zo verzamel je alle benodigde documenten in één dossier en kun je met een druk op de knop de juiste factuur versturen naar je klanten. Bovendien krijg je beter inzicht in welke orders nog gefactureerd moeten worden. Door vooraf ook afspraken over tarieven vast te leggen en automatisch te koppelen aan de juiste orders, kun je op basis van de orderkenmerken automatisch de opbrengsten bepalen. Zo vergeet je geen toeslagen meer en weet je zeker dat de juiste opbrengsten op een order staan. Dat voorkomt discussies met klanten en zorgt ervoor dat je boekhouding klopt. Je kunt veel sneller factureren en bent weinig tijd kwijt om te controleren of je het juiste factureert. En dat scheelt flink wat uren als je wekelijks tientallen facturen de deur uit doet.

4. Eersteklas emballage
Het bijhouden van de emballage doe je vaak nog in losse spreadsheets of in een applicatie die niet gekoppeld is met je TMS-software. Dat maakt het lastig om goed zicht te krijgen op de emballage die je nog tegoed hebt van klanten of wat je nog terug moet leveren aan leveranciers. Dit kun je oplossen door de registratie van je emballage te integreren met je order- en ritplanning. Je kunt per eenheid of klant/leverancier instellen welke emballage je moet registreren. Zo weten je chauffeurs per order of rit direct hoeveel emballage ze moeten leveren of terugkrijgen. Je vergroot daarmee de betrouwbaarheid van je emballage-registratie en het biedt je de mogelijkheid om eenvoudiger te rapporteren over je emballage.

“Je bepaalt moeiteloos het rendement per klant, regio of voertuig.”

5. Duidelijke communicatie met chauffeurs
Je planners zijn vaak veel tijd kwijt om chauffeurs van de juiste informatie te voorzien. Dat zorgt soms voor ruis op de lijn. Je planners geven niet alle informatie goed door of sturen chauffeurs nog wat extra informatie door als ze al onderweg zijn. Daardoor vergeten chauffeurs bijvoorbeeld goederen te laden, kunnen ze een adres niet vinden of veroorzaken ze gevaarlijke situaties op de weg omdat ze worden afgeleid. Deze situaties wil je graag voorkomen. Dat kan door een slimme boordcomputer te gebruiken met geïntegreerde navigatie en die te koppelen met je transport managementsysteem. Zo kun je chauffeurs automatisch opdrachten en alle bijbehorende informatie sturen, zonder ze te storen tijdens het rijden. Op basis van de coördinaten die je verbindt aan een opdracht, navigeren je chauffeurs naar hun bestemming zonder dat zij zelf het adres in moeten voeren. En met de boordcomputer kan een chauffeur eenvoudig terugkoppeling geven over de voortgang van de rit. Op bestemming kan hij via de boordcomputer een foto van de getekende vrachtbrief sturen. Zo hoef je niet te wachten op je chauffeurs om opdrachtgevers te informeren, orders te controleren en de facturatie te starten.

6. Zicht op rendement
Het kost vaak veel tijd om te analyseren wat je per klant, per rit, per eenheid of qua goederen hebt vervoerd. Dat geldt ook voor je nacalculatie om erachter te komen welke diensten je rendement opleveren of wat je juist geld kost. Met een TMS-systeem kun je met een verdelingsmethodiek eenvoudig kosten en opbrengsten verdelen over je ritten en orders. Bij ritten waar je gebruikmaakt van een depot, omwisselen of een chauffeurswissel registreert het systeem dit en wordt je verdeling automatisch aangepast. Hierdoor bepaal je moeiteloos het rendement per klant, regio of voertuig. Deze cijfers kun je visueel en interactief maken met rapportages, analyses en dashboards om sneller inzicht te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld beter beoordelen of je huidige tariefafspraken voldoende opleveren.

7. Charters
Als transportbedrijf heb je per seizoen of per jaar altijd te maken met piekmomenten. Om op die momenten voldoende capaciteit te hebben, maak je gebruik van een flexibele schil met charters. Deze externe krachten beschikken vaak niet over dezelfde boordcomputers als je eigen voertuigen. Daardoor zijn je planners veel tijd kwijt om charters handmatig of via de telefoon te informeren over opdrachten. Met een Driver app is dat niet meer nodig. Chauffeurs downloaden de applicatie op hun telefoon, loggen in en zien direct alle taken die ze moeten uitvoeren. Ze beschikken over veel functionaliteiten van een boordcomputer. Ze ontvangen opdrachten, krijgen ritinformatie en kunnen zendingen digitaal af laten tekenen en foto’s toevoegen. Alle informatie komt op dezelfde manier bij je organisatie binnen als bij een boordcomputer. Bijvoorbeeld werkelijke laaddatums en -tijden, eventuele manco’s, tekorten en emballage-informatie. Dat levert een flinke tijd- en kostenbesparing op binnen je organisatie. De communicatie tussen chauffeurs en planners verbetert en je vermindert de papierstroom aanzienlijk.

Behaal snel 80 procent van je winst
Dit zijn slechts een paar voorbeelden van zaken die je als transportbedrijf kunt automatiseren, maar wel de processen waar je snel verbetering ziet en die misschien wel 80 procent uitmaken van de totaal te behalen winst door automatisering. Het zijn de bedrijfskritische processen die ervoor zorgen dat je klanten beter kunt bedienen en je intern efficiënter werkt. Uiteindelijk leg je daarmee de basis voor de verdere optimalisatie van je transportbedrijf.


5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken

Hoeveel tijd zou het je schelen als je meer grip had op de complexiteit van de transportplanning? In dit artikel geven we je 5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken.


Het digitaal transportbedrijf

Geen bedrijfstak ontkomt aan technologische verandering. Een transport management systeem helpt je om je processen, van order tot factuur, te automatiseren.

Cuppen Logistics

Kritische ambassadeur van TOPS

TOPS is ontwikkeld in samenwerking met internationale transportbedrijven, om een softwareoplossing te bouwen die naadloos aansluit op de eisen en wensen van middelgrote transportbedrijven. Cuppen Logistics was een van de launching customers van TOPS. In dit interview deelt Michiel Sanders, directeur van Cuppen, zijn ervaringen en plannen met de bedrijfssoftware.

Voor welke uitdaging stonden jullie?
“Voorheen hadden we een transport management systeem (TMS) van Nachon. In 2015 ging dat bedrijf failliet en verviel de ondersteuning. Daarom moesten we op zoek naar nieuwe TMS-software. Dat was best lastig. We zijn een middelgroot bedrijf met ruim veertig vrachtwagens en 75 medewerkers en veel van onze dagelijkse financiële en operationele processen vergen maatwerk. Prijsafspraken en de manier van facturatie verschillen per klant, we werken met diverse maten pallets en de routes van onze chauffeurs wijzigen regelmatig. We zochten daarom naar een flexibel TMS-systeem dat makkelijk met deze uitdagingen om kan gaan. Zo kwamen we uit bij Rainbow Solutions. Zij zochten een partner om TOPS mee te ontwikkelen. Dat was voor ons een uitkomst, want zo hadden we inspraak in de functies en opzet van de software.”

Hoe verliep de implementatie?
“Moeizaam, maar dat is ook niet zo gek. Wij waren samen met J.P. Vis & Zn. toch een soort proefkonijnen bij de ontwikkeling van TOPS. In 2016 startte het traject en we wilden in november 2017 live gaan. Helaas liep de implementatie uit tot november 2018. Dat kwam deels omdat wij niet tijdens onze seizoenspiek – van maart tot augustus – wilden overstappen, maar ook omdat de software eind 2017 nog niet klaar was. Zonde, maar uiteraard wilden we liever live gaan als de software er klaar voor was.”

“Bij de implementatie liepen we ook tegen een aantal zaken aan, waar we allebei niet bij stil hadden gestaan”

Wat kon er beter?
“Bij de implementatie liepen we ook tegen een aantal zaken aan, waar we allebei niet bij stil hadden gestaan. Zo bleek de capaciteit van ons netwerk niet toereikend om in de cloud met TOPS te werken. Daardoor hadden we te vaak geen toegang tot TOPS of was de verbinding erg traag. Een andere uitdaging was dat we onze stamgegevens al in 2017 hadden gekopieerd. Pas een jaar later werden die stamgegevens overgezet naar TOPS, waardoor veel data verouderd was. Daardoor moesten we veel stamgegevens achteraf nog invoeren. Dat zorgde voor veel frustratie en weerstand bij onze medewerkers. Daarnaast liep de ontwikkeling van de palletadministratie – een belangrijke functionaliteit voor ons bedrijf – flinke vertraging op. Inmiddels zit er schot in de zaak. De snelheid van TOPS is vooruitgegaan en de stamgegevens zijn bijgewerkt.”

Hoe ervaar je de samenwerking?
“De samenwerking verliep behoorlijk. De mensen van Rainbow Solutions brachten samen met onze systeembeheerder en twee planners de vereisten in kaart. Iedere vier weken werd er een nieuw prototype gepresenteerd, wij gaven onze feedback en daarmee gingen ze weer aan de slag. We zaten dus behoorlijk kort op de bal en ontwikkelden samen de juiste functionaliteiten. Soms duurde het wat lang voordat bepaalde problemen waren verholpen. Dat kwam dan vooral omdat er niet altijd direct een goede oplossing gevonden kon worden.”

“TOPS spreekt mij vooral aan omdat de mogelijkheden van het platform goed passen bij de omvang van ons bedrijf”

Welke resultaten en voordelen zien jullie dankzij TOPS?
“We zijn hard op weg om het papierwerk in onze organisatie te minimaliseren, het invoeren van orders is sterk vereenvoudigd en onze CMR-vrachtbrieven en ritlijsten zijn verbeterd. Onze planners werken slimmer en efficiënter dankzij TOPS. Ze hebben beter inzicht in al onze ritten en kunnen veel makkelijker transporten ruilen en aanpassen. TOPS spreekt mij vooral aan omdat de mogelijkheden van het platform goed passen bij de omvang van ons bedrijf. In een goede omgeving is het een stabiel en betrouwbaar TMS-systeem. En voor toekomstige gebruikers van TOPS hebben wij de kastanjes al uit het vuur gehaald.”

Hoe gaat TOPS jullie in de toekomst helpen?
“We hebben nog een lange weg te gaan, maar ik heb er vertrouwen in dat we het maximale uit TOPS gaan halen. Met de managementtools van TOPS krijgen we de komende tijd meer inzicht in onze kosten. Zo kunnen we zien of trajecten rendabel zijn en waar we kosten kunnen besparen. We willen ook onze operationele zaken steeds slimmer gaan doen. Zo koppelen we onze boordcomputers met TOPS om chauffeurs te voorzien van betrouwbare en actuele informatie. En we willen ons warehousemanagementsysteem (WMS) verbinden met TOPS. Zo hoeven we informatie slechts één keer in te voeren en zijn onze transport- en warehouseplanning goed op elkaar afgestemd.”


Het digitale transportbedrijf

De marges in de transportbranche zijn klein en de concurrentie is hevig. Bovendien worden klanten steeds veeleisender. Ze verwachten dat hun logistieke partner betrouwbaar, stipt en flexibel is en voortdurend inzicht in de goederenstroom geeft. Wij geloven dat je alleen kunt overleven in deze markt als je al je logistieke processen uitermate goed digitaliseert.


7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Als transportbedrijf heb je dagelijks met veel processen te maken die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.